SoftService Representante Módulo de Pedidos e Módulo de Orçamentos on-line

A utlização destes recursos necessita que você tenha instalado o sistema Representante das versões CP305 a CP316 e licencie junto à SoftService o módulo web.

Nestas condições, você deve ter uma conta no servidor web da SoftService, com acesso por FTP e pelo Painel de Controle.
Você deve ter as senhas para esses serviços.
Você deve ter também uma conta de e-mail para cada serviço, sendo uma conta para o Módulo de Pedidos e uma para o Módulo Web.
É conveniente que você utilize para este serviço, as contas criadas pela SoftService, pois contas de e-mail já em uso, recebem grande quantidade de spam, dificultando a percepção da chegada de novas mensagens com pedidos.
Você deve configurar o endereço de resposta dessas contas com o endereço que você usa comercialmente.
Evite usar as contas de recepção de Pedidos e Orçamentos para outros fins que não os específicos do serviço.

A operação do sistema começa com o cadastramento de Produtos e Listas de Preços. Cadastre os produtos com uma descrição bastante precisa.

Esta é a janela de cadastro de produtos. Você deve notar aqui a informação destacada no alto desta imagem, Cód. Interno que é o código criado pelo sistema Representante para cada produto.  Você deve salvar a foto do produto no formato GIF, com nome idêntico ao código Interno do produto. Neste exemplo o nome do arquivo deve ficar: P01724.gif Utilize a lupa existente na janela do produto, para confirmar a existência da foto associada ao produto.

A estrutura de pastas criadas na instalação do sistema Representante é mostrada ao lado. Você deve salvar todas as fotos dos produtos na pasta de nome imagens. A pasta catalogo, recebe os arquivos criados para seus catálogos. A pasta consulta recebe os arquivos criados para o módulo de orçamentos. A pasta pedidos recebe os arquivos criados para o módulo de pedidos.

Quando você criar as listas de preços, deve preencher o campo Descrição, com conteúdo que deixe claro que tipo de lista o seu cliente abrirá. O preenchimento desse campo é obrigatório. Outro campo obrigatório é a data de validade da lista. Caso fique em branco, o sistema Represente não inclui a lista de preços na relação para consulta. Para você criar as listas que serão colocadas no servidor internet, você deve clicar no botão Relatório.

Na janela de Relatórios de Listas de Preços, você faz a criação das listas de produtos para alimentar os módulos web. Na criação de listas para pedidos, você deve selecionar uma coluna de preços que será utilizada no módulo. Cada lista pode utilizar somente uma coluna de preços. Se você precisar apresentar a mesma lista com preços diferentes, faça cópia da lista modifiando o apelido da mesma, mas mantendo a descrição semelhante, com indicação da faixa de preços. Nas opções de listas para pedidos e consultas, você pode cria-las com fotos ou sem.  Na opção de lista para catálogo, a apresentação é sempre com fotos. Os botões Fundo e Texto, abrem uma caixa de diálogo para que você escolha as respectivas cores que serão usadas na elaboração das listas e do catálogo com fotos. Todos os arquivos criados aqui, serão salvos nas pastas catálogo, consulta ou pedidos, conforme o caso.

Você utilizará o protocolo FTP para alimentar o servidor internet. Você deve ter um programa cliente de FTP, com a conta fornecida pela SoftService, corretamente cadastrada. Você deve acessar no servidor internet a pasta /httpdocs/cp300. Nessa pasta estão as demais que são idênticas às pastas existentes no seu computador.

Através do seu programa cliente de FTP você deve transferir os arquivos criados no seu computador para o servidor internet. Você deve sempre tomar cuidado para transferir o conteúdo correto para a pasta destino. Você não pode transferir o conteúdo da pasta pedidos para consulta e vice-versa. Nos nomes dos arquivos, utilize sempe todas as letras minúsculas.

Exclusivamente no módulo de pedidos, existe um arquivo muito importante que é vendor.js . Esse arquivo contém a definição dos vendedores cadastrados no sistema Representante. Deve ser sempre atualizado quando você cria listas novas. Os seguintes arquivos existentes no servidor, nunca poderão ser apagados: fecha.htm grato.htm home.htm index.htm indexa.htm info.htm menu.htm pedido.htm O arquivo home.htm, é a página de abertura do módulo e você poderá editá-lo a vontade, o mesmo podendo ser feito com o arquivo info.htm que contém as instruções ao usuário. Os demais arquivos da lista acima nunca deverão ser modificados.

Você deve acessar o Painel de Controle no endereço fornecido, com o nome de usuário e senha de administrador. Nesse painel, você tem na tela inicial, o ícone Diretórios, que permite acessar o cadastramento de usuários para o(s) diretório(s) protegido(s).

O diretório inicialmente protegido é /cp300/pedidos.   Você pode proteger outros diretórios ou excluir diretórios da proteção. Para adicionar/ excluir ou alterar usuários, você deve clicar no diretório desejado exibido na lista.

Para o módulo de pedidos ser acessado, o usuário deverá fornecer um nome de usuário e senha que você cadastra aqui. Para adicionar usuários, você clica no ícone correspondente. Para alterar senha de usuário, você clica no nome do usuário mostrado na relação. Não há limite de usuários no sistema. Para facilitar a manutenção, não recomendamos cadastrar cada cliente no sistema. Você deve cadastrar cada vendedor que utilizará o sistema e alguns usuários genéricos para os clientes.

Os pedidos emitidos no módulo web, são enviados para você em duas mensagens para cada pedido. Uma delas, com assunto inicial Pedido:, lhe apresenta o conteúdo do pedido num formato fácil de ler e analisar.

As mensagens enviadas com assunto inicial Dados do Pedido: contém as informações necessárias para você inserir o pedido recebido da web no sistema Representante.  Para isso, você deve selecionar o texto compreendido entre <Inicio dos dados: copie daqui para baixo> e <Fim dos dados: copie até a linha acima>, sem estas linhas. Uma vez selecionado o texto, clique em Editar Copiar, ou clique com o botão direito do mouse sobre o texto selecionado e clique Copiar ou ainda, mais fácil, tecle Control  C (as duas teclas simultaneamente.

No menu do programa Representante, escolha Pedidos - Pedido Web

Na janela idêntica a mostrada ao lado, você deverá Colar o conteúdo copiado da mensagem "Dados do Pedido" na área de texto marcada Cole aqui. Para colar você poderá teclar Control  V ou clicar com o botão direito do mouse sobre a área de texto e escolher Paste no menu instantâneo. Feito isso, clique no botão Processa destacado ao lado. O programa Representante irá converter o texto colado em dados do pedido. Após os dados serem processados, você pode completar os demais dados, ou alterar os itens se clicar no botão Itens. Por fim clique no botão Salva e pronto! O pedido estará no sistema.